Privacybeleid

Registreren in myo2o Biker

Om je aan te melden bij onze myo2o Biker tool hebben we minimum enkele gegevens van je nodig. Wat willen we van je weten?

Voornaam, familienaam

Je wil een vlotte service van o2o. Daarom vragen we je naam met ons te delen om je makkelijk verder te kunnen helpen bij het gebruik van onze myo2o Biker tool. Later wil je graag dat je fiets en toebehoren bij de juiste persoon terechtkomen. Je werkgever wil ook graag weten voor welke medewerker een fiets wordt besteld. Daarbovenop bieden wij aan je werkgever de service om het addendum bij je arbeidsovereenkomst voor te bereiden.

Bedrijfsgegevens

Onze services zijn gebaseerd op de specifieke afspraken die je werkgever maakte met o2o. Naast de logincode die uniek is voor je werkgever, vragen we je aan te geven of je bediende of arbeider bent. Aan deze gegevens zijn de correcte services en tarieven gekoppeld. Zo zie je als je een fietscontract simuleert de correcte huurbijdrage die we aan je werkgever zullen aanrekenen en ook de correcte brutobijdrage waarmee je brutoloon zal verminderd worden.

E-mailadres

Op welk e-mailadres wens je onze communicatie te ontvangen? Alle communicatie voor de bestelling en service achteraf zal voornamelijk verlopen via e-mail.

Gsm-nummer

Wanneer een snelle communicatie nodig is, contacteren we je graag via gsm: bijvoorbeeld bij de ondersteuning in het gebruik van de myo2o Biker tool, om je verder te helpen met een bestelling en later bij de levering van je fiets, of voor de bevestiging van inschrijving op periodiek onderhoud dat georganiseerd kan worden op de site van je werk.

Personeelsnummer

Je werkgever kan je personeelsnummer nodig hebben voor een vlotte verwerking van de loonadministratie.

Taal

Je wil graag in je eigen taal geholpen worden en alle documenten en informatie ontvangen. Daarom kan je kiezen tussen Nederlands, Frans of Engels.

IP-adres

Door de IP-adressen van onze bezoekers te onthouden kunnen we al onze klanten een veilige winkel- en gebruikservaring bieden.

Bestellen van fietsen en toebehoren

Voor het verwerken van bestellingen van fietsen en toebehoren hebben we minimum enkele extra gegevens nodig van jou om de service te kunnen leveren. Wat willen we van je weten?

Fietsplan

Je werkgever biedt mogelijk verschillende fietsplannen aan. Kies het juiste fietsplan om alle berekeningen correct te kunnen uitvoeren.

Jouw fietskeuze!

Laten we een kat een kat noemen, die fiets van je dromen, daar gaat het natuurlijk om. Wat wil je dat we bestellen bij de fietshandelaar?

Over je fiets hebben we volgende gegevens van je nodig:

• Merk van je fiets
• Model van je fiets
• Modeljaar van je fiets
• Kleur van het frame
• Framemaat
• Het type fiets dat je gekozen hebt
• Catalogusprijs van je fiets

 

Over je toebehoren hebben we volgende gegevens van je nodig:

• Merk, model en catalogusprijs van het fietsslot: je fiets moet voorzien zijn van een voldoende veilig slot voor de diefstalverzekering
• Gegevens over de overige opties en accessoires
• De prijs van de eventuele Bebat en/of recyclagepremie

 

Om de bestelling correct verder te kunnen verwerken, vragen we je ook om de offerte van de fietshandelaar toe te voegen aan je bestellingsaanvraag.

Je services

Je fiets komt gelukkig niet zonder de comfortservices. Welke services wil je toevoegen aan je contract? Je kan je servicebudget zelf kiezen en aangeven welke services je wil, van verzekeringen tot pechbijstand.

Je fietshandelaar

Bij welke fietshandelaar wens je je fiets te bestellen? Minimum volgende gegevens hebben we nodig om de fiets bij de correcte zaak te kunnen bestellen:

• Naam van de fietshandelaar
• Adres van de fietshandelaar
• Rechtstreeks telefoonnummer
• E-mailadres

 

Rijksregisternummer en rijbewijs

Je rijksregisternummer, de categorie en nummer van je rijbewijs, en de datum waarop je je rijbewijs hebt behaald, hebben we nodig indien we een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor jou voorzien. Dit is enkel nodig bij speed pedelec elektrische fietsen. Je rijksregisternummer verwijderen we daarna weer.

Verdere details van je fiets en toebehoren

Bij de verwerking van je bestelling zal je fietshandelaar ons nog volgende informatie over je fiets en toebehoren bezorgen:

• Framenummer
• Serienummer
• BikeID
• Fietsslotcode
• Batterijcode indien van toepassing
• Velopas-nummer indien van toepassing

 

Nummerplaat

Koos je voor een speed pedelec elektrische fiets, dan vragen we een kenteken voor je aan zodat de fietshandelaar dit op je fiets kan bevestigen voor jou. Ook dit kentekennummer houden we bij.

Lichaamslengte

Dit hebben we nodig om de juiste framemaat te kunnen selecteren voor jou.

Levering van de fiets

Wordt je fiets bij je thuis geleverd, dan vragen we je om een verklaring van ontvangst te ondertekenen. Dit vormt een extra addendum bij je arbeidscontract. Het vermeldt welke producten op welke dag door jou zijn in ontvangst genomen. Meer bepaald worden volgende gegevens vermeld en bijgehouden:

• Voornaam en achternaam
• Thuisadres
• Je werkgever: naam en vestigingsadres
• De fietshandelaar
• Fietsmerk, model, framemaat, kleur van het frame, catalogusprijs, ID-nummer, framenummer en serienummer
• Beschrijving van de geleverde toebehoren en de totale catalogusprijs
• Kentekennummer bij een speed pedelec elektrische fiets
• Datum en plaats van ontvangst

 

Wordt je fiets bij je thuis of op je werk afgeleverd, dan zal onze bezorgpartner deze gegevens, en je e-mailadres en je telefoonnummer, kunnen inkijken in functie van het uitvoeren van zijn of haar precieze taak: je fiets leveren en laten aftekenen voor ontvangst. De bezorgpartner dient ons de getekende verklaring van ontvangst door te mailen.

Bestel je je fiets bij een lokale fietshandelaar, dan heeft deze ook zicht op je gegevens, en je e-mailadres en je telefoonnummer. De lokale fietshandelaar dient ons de getekende verklaring van ontvangst door te mailen.

Voor sommige fietsen dient de leverancier van je fiets (o2o of de lokale fietshandelaar) voor jou ook een logincode aan te vragen bij de fietsfabrikant voor de mobiele app van je fiets, die de leverancier jou zal overhandigen bij levering van je fiets.

De lokale fietshandelaar, de bezorgpartner en de fietsfabrikant zijn 100% zelf verantwoordelijk voor jouw privacy.

Beheer van je fiets en fietsservices

Je gegevens van je fiets komen in onze database terecht. Daar houden we ze veilig opgeslagen. Alle gegevens die je hebt opgegeven bij de bestelling worden bijgehouden. Bijkomend geven wij een unieke ID aan elke geleverde fiets. Die hebben we nodig om alle relaties, interventies, services en betalingen te kunnen linken aan de correcte fiets.

We beheren deze gegevens om alle naverkoop services optimaal te kunnen leveren. Heb je een servicecontract met een servicebudget, dan wordt de waarde van je servicebudget bijgehouden om de correcte terugbetalingen en facturatie te verzekeren. Heb je zelf onderhoud of herstellingen gefinancierd, dan kan je dat teruggestort krijgen zolang je servicebudget dit toelaat. Heeft een fietsenmaker meer moeten factureren dan je servicebudget, dan worden de extra kosten aangerekend.

Bestel je een fiets via je werkgever, dan dienen wij ook de gegevens te delen met je werkgever voor de loonverwerking en het beheer van de fietsvloot.

Onderhoudshistoriek

Als je fietsenmaker een onderhoud of herstelling uitvoert op je fiets, dan houden we bij wanneer welke interventies uitgevoerd werden. Zo weten we wanneer een volgend onderhoud nodig is en monitoren we welke interventies bij het volgende onderhoud dienen te gebeuren.

Omniumverzekering, verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en verzekering verlengde garantie

De verzekeringen worden voorzien door een gespecialiseerde verzekeraar. Om dat te realiseren heeft die verzekeraar toegang tot een minimum aantal noodzakelijke gegevens van jou:

• Voornaam en achternaam
• Werkgever
• Fiets, toebehoren en catalogusprijzen
• ID-nummer van het order en ID-nummer van je fiets
• Het type fiets dat je gekozen hebt
• Framenummer
• Startdatum van het contract
• Einddatum van het contract
• Kentekennummer bij een speed pedelec elektrische fiets
• Rijksregisternummer, de categorie en nummer van je rijbewijs, en de datum waarop je je rijbewijs hebt behaald in geval van een speed pedelec elektrische fiets

 

De verzekeraar is 100% verantwoordelijk voor jouw privacy. Meer informatie vind je terug op de website van Vanbreda.

Pechbijstand

Voor pechbijstand doen we beroep op een gespecialiseerde dépannage service. Om je te herkennen als klant als je inbelt voor een interventie, delen we minimum volgende noodzakelijke gegevens van jou:

• Voornaam en achternaam
• Woonadres
• Telefoonnummer
• Merk van je fiets
• Het type fiets dat je gekozen hebt
• ID-nummer van het order en van je fiets
• Startdatum van het contract
• Einddatum van het contract

 

De pechbijstandsservice is 100% verantwoordelijk voor jouw privacy.

Einde contract

Ophalen van je fiets

Op het einde van je fietscontract, zorgen we ervoor dat je fiets terug wordt opgehaald. We doen daarvoor beroep op een gespecialiseerde partner. Om dit makkelijk voor jou te organiseren, delen we minimum volgende noodzakelijke gegevens van jou:

• Voornaam en achternaam
• Woonadres
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Einddatum van het contract
• ID-nummer van je fiets
• Merk van je fiets
• Model van je fiets
• Modeljaar van je fiets
• Kleur van het frame
• Framemaat
• Het type fiets dat je gekozen hebt
• Merk en model van het fietsslot
• Gegevens over de overige opties en accessoires

 

De ophaler is 100% verantwoordelijk voor jouw privacy.

Overname van je fiets

Wil je je droomfiets en alle toebehoren graag overnemen, dan kunnen we dit makkelijk voor jou regelen.

Facturatiegegevens

We vermelden graag de correcte gegevens op je factuur:

• Voornaam en achternaam
• Bedrijf en Btw-nummer indien van toepassing
• Adres

 

Betaalgegevens

Zo kunnen we beter controleren of de betalingen correct verlopen.

Reviews en klanttevredenheidsonderzoek

We doen alles om je zorgeloos fietsplezier te garanderen. Om te controleren of onze missie is geslaagd, sturen we je via e-mail een uitnodiging om je tevredenheid te meten. Wij vinden het fijn om te weten wat er beter kan.

We polsen naar jouw tevredenheid bijvoorbeeld nadat je fiets is geleverd of nadat je op onderhoud bent geweest.

Wil je deze e-mails en berichten liever niet ontvangen? Geen probleem! Schrijf je uit via de knop ‘Uitschrijven’ of beantwoord de e-mail of het bericht met de boodschap om je uit te schrijven.

Cookies

We willen onze website zo goed mogelijk laten werken en elke dag een beetje beter maken. Daarom meten we het gedrag van onze bezoekers aan de hand van cookies. We meten bijvoorbeeld het bekijken van pagina’s, inzoomen op producten of het klikken op links. Deze gegevens worden enkel intern gebruikt.

Contact met onze klantenservice

We helpen je met vragen over je fietskeuze, eventuele toebehoren, je bestelling en lossen problemen voor je op. Je kunt met ons bellen en mailen. Om je vraag of klacht te behandelen kunnen we vragen naar het ID-nummer van je order, het ID-nummer van je fiets, naam, werkgever en andere gegevens die de afhandeling makkelijker maken.

We doen er alles aan om je zo snel mogelijk op weg te helpen. Zien we dat je ergens vastloopt in ons systeem, dan staat er al iemand voor je klaar om je verder te helpen en kunnen we contact met je opnemen.

Informatieve wizards

Bij informatieve wizards zoals een calculator om je fietslease te berekenen of een fietswijzer om te ontdekken welke fiets bij je voorkeuren zou passen, vragen we je e-mailadres en telefoonnummer op. Zo kunnen we je onze persoonlijke service leveren. Bij de wizards geven we je ook de mogelijkheid om geïnformeerd te blijven door en over o2o.

Wil je onze e-mails, berichten of telefonisch contact liever niet ontvangen? Geen probleem! Schrijf je uit via de knop Uitschrijven of beantwoord de e-mail of het bericht met de boodschap om je uit te schrijven.

Infobrochures

Nu en dan voorzien we infobrochures die we per mail bezorgen. Bij het downloadformulier van de brochure geven we je de mogelijkheid om geïnformeerd te blijven door en over o2o. Hiervoor vragen we een aantal gegevens op zodat je de informatie ontvangt die voor jou relevant is.

Wil je na het versturen van de infobrochure onze e-mails, berichten of telefonisch contact liever niet ontvangen? Geen probleem! Schrijf je uit via de knop Uitschrijven of beantwoord de e-mail of het bericht met de boodschap om je uit te schrijven.

Nieuwsbrieven en e-mail

Nieuwsbrieven en e-mail beperken we tot een minimum. E-mails die we sturen naar alle medewerkers van een bedrijfsklant van ons, worden enkel via een verantwoordelijke van het bedrijf doorgestuurd. We beschikken dus zelf niet over alle e-mailadressen van de medewerkers.

Nieuwsbrieven en e-mails kunnen we eventueel sturen naar alle gebruikers van een myo2o Biker account en alle bestuurders met een fiets van o2o. Dat doen we alleen als we echt relevante informatie of aanbiedingen hebben, die de fietservaring een boost kunnen geven. Wil je deze e-mails en berichten liever niet ontvangen? Geen probleem! Schrijf je uit via de knop Uitschrijven of beantwoord de e-mail of het bericht met de boodschap om je uit te schrijven.

Meer weten?

Wat zijn de ‘juridische gronden’ voor het gebruik van jouw gegevens?

We hebben gegevens van je nodig vanwege de contractuele afspraken tussen jou en o2o en desgevallend tussen je werkgever en o2o. Dat is het geval bij:

• Het registreren in onze myo2o Biker tool
• Het gebruiken van de informatieve wizards
• Het bestellen van je fiets en toebehoren
• De levering van je fiets en toebehoren
• Het beheer van je fiets en het verlenen van de services die vallen onder het servicecontract
• Het ophalen van je fiets of de overname ervan

 

Daarnaast kunnen we je gegevens gebruiken bij ‘gerechtvaardigd belang’. Dat betekent dat we al onze klanten de meest optimale, persoonlijke service willen verlenen. Hierbij denken we altijd aan jouw privacy. Dit geldt voor:

• Mobiliteitsanalyses
• Reviews en klanttevredenheidsonderzoek
• Bezoek aan de o2o-website en onze portalen
• Contact met onze klantenservice
• Nieuwsbrieven en e-mail

 

We kunnen ook een wettelijke verplichting hebben om je gegevens te gebruiken, bijvoorbeeld wanneer we fraude vermoeden. En soms heb je ons zelf toestemming gegeven om je gegevens te gebruiken, bijvoorbeeld om geïnformeerd te blijven na het downloaden van een infobrochure of bij het gebruiken van een informatieve wizard.

Wie heeft toegang tot jouw gegevens?

We geven je gegevens alleen door aan andere partijen als dat echt nodig is voor onze dienstverlening. Het betreft dan deze partijen: jouw werkgever in het kader van een verhuur via je werkgever, bezorgpartners, leveranciers of reparateurs, verzekeraars, financiële instellingen in het kader van prefinanciering of financieringshuur, pechbijstand, ophalers, betaalpartners, IT-dienstverleners en partijen die onze reviews verzamelen. In verdachte situaties zijn we verplicht om klantgegevens te delen met overheidsinstanties.

De partijen die van ons toegang krijgen tot je gegevens, mogen deze alleen gebruiken om jou een dienst te leveren in naam van o2o. Tenzij ze zelf verantwoordelijk zijn voor het verkrijgen en beschermen van je gegevens. We verkopen jouw gegevens nooit aan derden.

Waar worden jouw gegevens opgeslagen?

We slaan je gegevens op in verschillende databases. We hanteren altijd strenge beveiligingsmaatregelen. Oost-west, thuis best: daarom worden je gegevens bijna altijd opgeslagen binnen de Europese Unie. In het uitzonderlijke geval dat klantgegevens worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Unie, zorgen we ervoor dat jouw privacy op een passende manier beschermd blijft.

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

We bewaren en gebruiken jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Daarna verwijderen we alle data die we van je hebben. Of gebruiken we jouw gegevens anoniem, omdat we bepaalde data nodig hebben voor interne analyses en rapportages zoals de waarde van je bestelling.

Maar hoe werkt dat in de praktijk? We houden bepaalde termijnen aan, waarna we je gegevens verwijderen. Dit zijn ze:

• Inactieve klantaccounts verwijderen we na 7 jaar. Na die periode gebruiken we je gegevens alleen anoniem, voor interne rapportages.
• Van de Belastingdienst moeten we onze administratie met factuur-, betaal- en bestelgegevens 7 jaar bewaren.
• Als je je hebt ingeschreven voor de nieuwsbrief of toestemming hebt gegeven voor het ontvangen van gepersonaliseerde berichten, dan bewaren we die toestemming 5 jaar lang. Ook als je op een gegeven moment beslist dat je de nieuwsbrief of gepersonaliseerde berichten niet meer wilt ontvangen, bewaren we het intrekken van je verzoek. Na die periode gebruiken we je gegevens alleen anoniem, voor interne rapportages.
• Gegevens die we gebruiken om fraude te voorkomen bewaren we 10 jaar. Niet leuk, wel nodig.

 

Wat zijn jouw rechten?

Wil je gratis inzage krijgen in jouw persoonsgegevens en een kopie ontvangen? Wil je dat we jouw gegevens aan een andere organisatie bezorgen? Of wil je je gegevens wijzigen, verwijderen, gebruik beperken of je e-mailvoorkeuren aanpassen? Geen probleem. Doe het gerust zelf in de myo2o tool of stuur ons een e-mail en laat het ons weten. Op die manier kan je ook bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens voor marketingdoeleinden of aangeven dat je vindt dat jouw privacy zwaarder weegt dan ons belang. In dat geval bekijken we de situatie opnieuw.

We willen zeker weten dat jij écht jij bent. Daarom kunnen we aanvullende informatie van je vragen om je identiteit vast te stellen. Dat doen we ook bij onduidelijke verzoeken.

Hoe beveiligen we jouw gegevens?

Wij doen al het nodige om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens bij ons in veilige handen zijn. Om dit te realiseren, hebben wij al de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om dit te garanderen.

Heb je vragen of klachten?

Voor vragen of klachten over je gegevens en de bescherming van je privacy kan je steeds contact opnemen met Wim Floré via e-mail (wim.flore@o2o.be) of via +32 9 296 40 12.

Wens je alsnog een klacht rechtstreeks in te dienen bij de nationale toezichthouder, dan kan dat bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

Telefoon: +32 2 274 48 00

E-mail: contact@apd-gba.be

 

Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

o2o bv

Henri Farmanstraat 40, 9000 Gent

BE 0647.826.178

 

(Dit privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 1 maart 2021.)